API directa
Al confirmar, el dato entra en el ERP. SAP, Microsoft Dynamics y Business Central, Odoo, Holded, a3innuva, Sage en la nube.
Inicio › Empresas
Captura y validación de documentosDel papel al ERP sin transcripción manual.
Plataforma de captura inteligente para albaranes, facturas, pedidos y partes de producción. Extracción con inteligencia artificial, validación automática frente a sus reglas y a los documentos relacionados, e integración con su sistema de gestión.
- Validación antes del registro
- Trazabilidad completa
- Datos en la UE o en su infraestructura
50tipos de documento preconfigurados en 12 áreas
3vías de integración: API, fichero de importación o RPA
0documentos registrados sin validación previa
100 %de las operaciones con autor, fecha y cambios en el registro
Cómo funciona
Cuatro pasos entre el documento y su sistema de gestión.
- 1
Captura
Fotografía desde móvil o tableta, cámara de documentos en el puesto o archivo PDF. Sin escáneres dedicados ni instalación en los equipos.
- 2
Extracción
La inteligencia artificial identifica el tipo de documento y cumplimenta sus campos. Lo que no tiene campo se conserva en «otros datos» y puede convertirse en campo.
- 3
Validación
El motor de validación aplica las reglas del documento y lo concilia con los relacionados. Con la IA conectada, realiza una segunda lectura comparando dato a dato. Nada se registra con incidencias abiertas.
- 4
Registro e integración
Una persona confirma. El documento se guarda con autor, fecha y correcciones, y se envía al ERP. Si el ERP lo rechaza, vuelve a pendientes con el motivo.
Motor de validación
Lo que no cuadra, no entra.
Cada tipo de documento tiene sus reglas. El sistema las comprueba antes de permitir el registro y señala el campo exacto con la incidencia.
- Campos obligatorios, fechas y horas válidas, límites numéricos y caducidades
- Importes al céntimo: líneas que suman, base más impuesto igual a total
- Conciliación: albarán con su pedido, factura con su albarán, devolución con su albarán
- Detección de duplicados y contraste con la ficha del proveedor (ID fiscal y precios)
- Cálculos propios de la empresa, como bruto menos tara igual a neto
Configuración
Adaptado a sus documentos, no al revés.
Catálogo inicial de 50 documentos en compras, almacén, logística, producción, calidad, ventas, administración, recursos humanos, mantenimiento, prevención, recepción y comercio exterior. Cada empresa conserva los suyos, los modifica o crea nuevos.
- A partir del primer ejemplo de un documento nuevo, el sistema propone campos, obligatoriedad, límites y cuentas
- Campos de texto, número, importe, fecha, hora, firma, opciones y listas maestras de proveedores, clientes y personal
- Módulos activables por empresa: solo aparece lo que se utiliza
Control de acceso y trazabilidad
Cada persona ve lo que le corresponde.
Usuarios individuales con roles de administración, responsable de área, operación y consulta. Los documentos sensibles de recursos humanos solo son visibles para esa área, y la IA no procesa datos de salud.
- Acceso por área: compras no ve logística, logística no ve recursos humanos
- Registro de actividad de cada operación, incluidas las realizadas por los agentes automáticos
- Organigrama con responsables: las incidencias llegan a quien debe resolverlas
Generación de documentos
Lo registrado también sale solo.
A partir del pedido del cliente y de las fichas de producto, el sistema prepara la expedición: selecciona lotes por caducidad, calcula palés y pesos, y genera la documentación.
- Albarán de salida y carta de porte (CMR)
- Etiquetas de palé con código de barras GS1-128 y SSCC único
- Reimpresión de cualquier documento registrado, marcado como copia
Integración
Se conecta con el sistema que ya tiene.
Solo se envía lo validado. Cada envío queda registrado y, si el sistema lo rechaza, el documento vuelve a pendientes con el motivo. Las fichas maestras (proveedores, clientes, precios, pedidos) se leen del ERP para que la validación contraste con sus datos.
Fichero de importación
Exportación periódica o bajo demanda en el formato del sistema. a3ERP, Sage 50 y 200, sistemas antiguos, hojas de cálculo.
Automatización de pantallas (RPA)
Para sistemas sin ninguna otra vía: un robot introduce los datos como lo haría una persona.
Seguridad y cumplimiento
Preparado para la revisión de su departamento de IT.
Alojamiento
En la nube, en servidores de la Unión Europea con espacio separado por empresa; dentro de su Microsoft 365; o en su propio servidor.
Acceso
Contraseñas cifradas, verificación en dos pasos, bloqueo tras intentos fallidos y claves de servicio solo en el servidor.
Datos
Cifrado en tránsito y en reposo. Base de datos SQL (PostgreSQL o SQL Server) sobre la que se pueden construir informes en Power BI o Excel.
Inteligencia artificial
Proveedor con contrato de empresa: sus documentos no se utilizan para entrenar modelos. Ninguna decisión sin confirmación de una persona.
RGPD
Contrato de encargado del tratamiento, plazos de conservación y borrado, atención a los derechos de los interesados y plan de respuesta ante incidentes con notificación en 72 horas.
Contractual
Acuerdo de confidencialidad, contrato de nivel de servicio y entrega de los datos al finalizar la relación.
Implantación
Un piloto acotado antes de cualquier despliegue.
- 1
Análisis
Qué documentos se transcriben, con qué volumen y cuánto tiempo consumen. Qué sistema de gestión se utiliza y qué vía de integración admite.
- 2
Piloto
Un único tipo de documento en un área, con documentación real, durante unas semanas. Se mide la tasa de lectura correcta y de documentos retenidos.
- 3
Integración
Conexión con el ERP y carga de las fichas maestras. Tabletas o cámaras de documentos en los puestos donde llega el papel.
- 4
Despliegue
Ampliación por áreas y tipos de documento, con formación breve a cada equipo. Propuesta económica tras el análisis y el piloto.
Preguntas frecuentes
Lo que más me preguntan
¿Qué tipos de documento admite?
Albaranes, facturas, pedidos, partes de producción, etiquetas logísticas y documentos propios de la empresa. Cada tipo se configura con sus campos y sus reglas de validación.
¿Qué ocurre si la lectura contiene un error?
Antes de su registro, el motor de validación comprueba la coherencia de cada dato y lo concilia con el pedido o el albarán correspondiente. Los documentos con discrepancias no se incorporan y quedan retenidos para revisión.
¿Es compatible con nuestro ERP?
La integración se define a medida para cada sistema: conexión directa cuando el ERP lo permite o mediante los ficheros de intercambio que la empresa ya utiliza.
¿Dónde se alojan los datos?
En la infraestructura de la empresa o en servidores ubicados en la Unión Europea, con control de acceso por usuario, permisos por rol y registro de actividad. El tratamiento se formaliza mediante contrato de encargado conforme al RGPD.
¿Cómo se determina el precio?
En función del volumen de documentos, los módulos necesarios y la integración requerida. Se presenta una propuesta tras el análisis inicial y el piloto.
Demostración con su propia documentación.
Presentación por videoconferencia o presencial, con uno de los documentos que hoy se transcriben en su empresa. Sin compromiso.
- Correo[email protected]